Como conduzir reuniões

Quem disse que reuniões não são importantes? Claro que são, e elas devem existir, seja para definir metas e objetivos empresariais, criar sinergia em equipe, procurar “socializar” a responsabilidade das decisões, dar autonomia a alguns profissionais, incentivar um brainstorm (tempestade de idéias), alimentar informações sobre o “negócio” e até mesmo para criar assertividade nas estratégias da empresa.

Como conduzir uma reunião

Para que o condutor consiga fazer uma reunião eficiente, veja as seguintes orientações:
Estabeleça previamente os propósitos da reunião
• Para que uma reunião seja produtiva, todos participantes devem estar preparados e esclarecidos sobre o motivo da reunião, bem como sobre o que será discutido nela. Reuniões de última hora devem ser evitadas.

Convoque certo

• É importante analisar o motivo da reunião, para que se possa convocar as pessoas que realmente forem indispensáveis para tratar sobre o assunto proposto. Fazer número na sala de reunião é desperdiçar o tempo de algumas pessoas, e colaboradores em reunião não estão produzindo.
Abra a reunião explicando os propósitos
• Ao iniciar a reunião leia o objetivo e a pauta da mesma, deixando-os visíveis durante toda a reunião para que a mesma seja clara
Tenha postura
• Dessa forma evita conversas paralelas em função de seu posicionamento, observa os participantes e também referencia visualmente o objetivo escrito, quando o foco é perdido.
Utilize um relógio no centro da mesa
• Ter o controle do tempo da reunião é um desafio para os condutores da mesma, assim uma solução a isso seria um relógio grande no centro da mesa para que seja visível a todos e não apenas ao condutor. Assim, todo o grupo será conscientizado e se preocupará com o tempo. é afinal tempo é dinheiro.
Registre a memória da reunião
• Para que a conversa não se perca ou fique prolixa, registrar as principais idéias discutidas na reunião e os próximos passos pode ser uma boa saída
Avalie o processo
• Para ajudar a você a aprimorar sua técnica, faça após a reunião uma pesquisa com os participantes sobre a mesma e seu processo de condução.

Conclusão

Nestes trabalhos analisamos a importância e algumas sugestões para conduzir uma reunião com eficiência, tendo um foco e objetivo e definindo as metas, responsabilidades e decisões. A reunião também é uma forma de incentivar seus colaboradores e inserir metas.
Para que a reunião seja de proveito de todos, só devem ser convocados aqueles que estejam dentro da pauta.O tempo deve ser pré estabelecido com metas e objetivos.

Informações retiradas do site:

http://www.administradores.com.br/informe-se/artigos/reunioes-bem-sucedidas-contribuem-para-o-sucesso-da-empresa/73/

http://economia.uol.com.br/planodecarreira/

http://www.webartigos.com/articles/6013/1/Voce-Sabe-Dirigir-Uma-Reuniao/pagina1.html