A Importância de Administrar o Tempo

Benjamin Franklin uma vez disse: "Você ama a sua vida? Então cuide se com seu tempo, pois ele é a matéria prima da vida". Aquelas pessoas que realizam mais em menos tempo usufruem melhor as suas vidas.

Administra-se a pessoa, não o tempo. Deve-se administrar o trabalho em função do tempo ou o tempo em função do trabalho? Primeiro necessito saber de quanto tempo disponho para depois analisar quanto trabalho posso realizar. Portanto, o trabalho é administrado em relação ao tempo. Pois o tempo é limitado, enquanto o trabalho é ilimitado.

A expressão Administração do Tempo não é exata. O certo é Administração da Pessoa para alocar estrategicamente o Tempo. O tempo é imutável. Todos os dias têm 24 horas e as coisas que temos para fazer são infinitas.

Alguns princípios fundamentais sobre a Administração do Tempo são imprescindíveis: primeiro, em uma caixa onde cabem 7 elementos é impossível colocar 10. Decorrente deste, vem o segundo princípio: Administração do Tempo tem tudo a ver com prioridades.

Temos infinitos afazeres ao longo de um ano, de um mês, de uma semana, de um dia. Porém, se identificarmos quais são prioritários, temos grandes chances de não ter feito tudo o que queríamos, mas, com certeza, fizemos aquilo que era imprescindível realizar.

O profissional da Era do Conhecimento que tem habilidade em Como Administrar o Tempo saberá distinguir - ao longo do seu ano, mês, semana e dia - o que é importante do que é urgente. Isto é, deixa de ser o profissional "bombeiro" e passa a agir estrategicamente.

Acreditamos que Administração do Tempo é uma característica importante, contudo, não pode vir isolada. É imprescindível saber motivar-se. A automotivação é a mola de maior poder de alavancagem na Era do Conhecimento.


Veja abaixo os Fundamentos Científicos, as Concepções do Tempo, os Benefícios decorrentes da Administração do Tempo e as Posturas Comuns em Relação a Administração do Tempo:

- não se administra o tempo, administra-se a pessoa;
- não podemos decidir se vamos gastar o tempo, mas apenas como vamos gastá-lo;
- 24 horas é o limite do dia - limitada é a maneira como alocamos as 24 horas;
- a escassez do tempo é um indicador:
. de excesso de objetivos:
. da ausência de prioridades ao entrar em ação;
. de hábitos fortemente dispersores de tempo.
- temos, basicamente, dois tipos de tempo:
. o não controlável, imposto pelas funções profissionais;
. o controlável, disponível e auto-administrável.

Concepções do Tempo:


- administração inteligente de nós mesmos + uso otimizado dos recursos disponíveis = Administração do Tempo;

- estar sempre atarefado é diferente de produzir muitos resultados e com qualidade;

- a pergunta não deve ser : o que vou fazer hoje? mas, como vou administrar as próximas 24 horas;

- administração de tempo e macro visão pessoal, profissional(objetivos + prioridades) necessariamente caminham juntos;

- administrar o tempo está além de atender as demandas pessoais, familiares e profissionais atuais, consiste em adquirir estrutura capaz de atender as demandas que teremos nos próximos 5 ou 10 anos;

- alocar bem o tempo está além da agenda organizada, consiste em uma revolução interna - análise e mudança de hábitos, reavaliação da autoconcepção;

- o tarefeiro "estou até o pescoço de trabalho") torna inútil o tempo usado, pois sua postura não é estratégica, nem tática e, muito menos, possui perspectiva de futuro;

- diferenciar entre tempo objetivo - aquele mensurável por instrumentos quantificadores e o tempo subjetivo - a experiência pessoal do tempo;

- administrar o tempo é manipulá-lo habilmente ao invés de ser manipulado por ele;

- a eficácia é sempre mais importante do que a eficiência quando o recurso tempo é bem alocado;

- identificação dos principais desperdiçadores de tempo, causados por hábitos pessoais, atitudes profissionais, pela estrutura da empresa ou pelo contexto cultural;

- administrar o tempo não é um fim, mas um meio imprescindível de administrar o estratégico e o tático, tanto pessoal quanto profissionalmente;

- a pressão do tempo está diretamente relacionada com três fatores: velocidade de transformação; volume de informações; inabilidade ao administrar o tempo.(Por isto é que, tendo mais tempo livre que nossos antepassados, temos forte sensação da sua escacez);

- pesquisas mostram que a principal reclamação dos profissionais é a falta de tempo = 43%, secundado pela falta de dinheiro = 27%;

- a tendência é ampliar o tempo à dimensão profissional em detrimento do tempo familiar e pessoal - principal postura desencadeadora de distress;

- temos hoje recursos que otimizam sobremaneira o tempo; porém, possuímos igualmente outros que consomem o tempo excedente;

- administrar o tempo depende essencialmente de nós mesmos e, sem sombra de dúvida, temos grande espaço para manobrar.

Benefícios decorrentes da Administração do Tempo

A essência da Administração do Tempo requer alocação estratégica dos recursos disponíveis, não propriamente economizar tempo. Administrar com habilidade o tempo é a chave mestra na alavancagem pessoal e profissional.

Enumerando os benefícios mais proeminentes, temos:

- gerais:
- identificar as principais falhas na Administração do Tempo;
- adquirir concepção sistêmica do tempo;
- alocar equilibradamente o tempo às mais diversas dimensões existenciais;
- propiciar a Administração do Tempo por prioridades;
- minimizar esforços e potencializar resultados;
- atuar predominantemente no quadrante II (ações importantes e não urgentes);
- permitir retorno de investimento da ordem de 3 para l (cada hora investida corretamente poupa-se três horas);
- diferenciar entre atingir objetivos e manter-se ocupado;
- pessoais/familiares/sociais;
- otimizar as ocupações pessoais;
- administrar o stress e minimizar a ansiedade.

- equilibrar o desenvolvimento das dimensões:
. física: prática de exercícios, caminhadas e alimentação correta; . emocional/afetivo: presença, atenção e convivência com familiares e companheiro(a); . sociais: contatos com parentes, profissionais relacionados à área de atuação e com profissionais das mais diversas áreas (networking).

- profissionais:
- alocar tempo necessário à atualizaçáo profissional;
- integrar estratégias que viabilizam vantagens competitivas no uso do tempo;
- administrar por prioridades - aumentar o tempo produtivo;
- adquirir habilidade em delegar;
- identificar a importância do tempo livre;
- permitir alocar tempo disponável proporcional ao grau de importância das decisões ou das ações;
- propiciar energia e tempo para:
. elaborar análise precisa da realidade;
. permitir antecipar-se às tendências.

Posturas Comuns em Relação a Administração do Tempo

São crenças decorridas de inúmeros procedimentos contraproducentes causados pela:

- falta de informaçães sobre estratégias de otimização do tempo;
- postura reativa mediante o caráter imperativo das múltiplas transformações.

- administrar tempo é perder tempo
. atitude de quem não tem hábito de planejamento e não conhece o poder de autoplanejar-se;
. organização é sinônimo de rotina e tédio;
. necessidade de estar sempre fazendo de uma maneira diferente as atividades - inovação pela inovação;
. acredita que enquanto planeja o quê e como fazer já poderia estar fazendo.

- autoplanejamento é fator limitador da criatividade
. confunde improvisação com criatividade;
. desconhece os benefícios da organização/sistematização das atividades;
. a administração do tempo provoca postura criativa:
. quanto melhor o planejamento mais tempo livre e maior a possibilidade de dedicar-se a assuntos novos;
. administrar o tempo é postura tática que prepara para a postura estratégica - criativa;
. planejamento pessoal e empresarial deve prever flexibilidade na execução das funções - liberdade quanto aos métodos.

- programar o tempo significa prever ocupações para todas as horas
. faz-se necessário deixar uma folga para possíveis imprevistos;
. comumente é interessante estar programando apenas as ocupações básicas: não urgentes e importantes (quadrante II) e as urgentes e importantes (quadrante I);
. as ocupações urgentes e não importantes e as não urgentes e não importantes podem ser delegadas ou encaixadas em horas menos intensas;
. programar cerca de 80% do tempo e, ao programar as 8 horas de trabalho, considerar a hora como sendo de 50 minutos.

- programar o tempo em função do trabalho
. o tempo é limitado enquanto o trabalho é ilimitado - portanto devemos programar o trabalho em função do tempo;
. estabelecer prioridades e executá-las na melhor parte do tempo disponível.

- não consigo administrar meu tempo por causa das circunstâncias
. atribuir poder às circunstâncias - perder o controle sobre o uso do tempo pessoal e profissional;
. caracteriza postura reativa, estar à mercê da vontade de terceiros;
. há muito que posso fazer para otimizar as minhas horas: estabelecer prioridades, analisar a melhor maneira de executar as tarefas, a maneira como enfoco o que tenho a fazer, etc;
. criar, paulatinamente, postura de independência e interdependência - exercitar a autonomia e a inteligência interpessoal;
. postura tradicional: pesquisas mostram que a primeira atitude é atribuir aos outros a culpa da má utilização do tempo.

- é indelicado dizer não às solicitações externas
. crença que limita o uso do tempo já programado, pois as solicitações são múltiplas - tanto pessoais quanto profissionais;
. necessidade de selecionar o que podemos atender além das nossas ocupações normais já programadas;
. estratégias para dizer não ao chefe: mostrar o quanto é importante a tarefa que ora executa; responsabilizar o solicitador pela interrupção da tarefa que faz;
. estratégias para dizer não em qualquer ocasião: fazer considerações sobre a importância relativa ao assunto em discussão; sugerir uma hora viável e de comum acordo; transferir/indicar para outra pessoa a atividade; esclarecer no ato a inviabilidade da solicitação do proponente.

- se eu otimizar meu tempo serei eficaz
. administração do tempo é um aspecto da eficácia ao agir, não o único;
. tão importante quanto executar as funções em menor tempo e com o máximo de qualidade é o que fazer com o tempo que sobrou;
. eficácia requer visão sistêmica da realidade e, administrar o tempo permite ter tempo para atuar sistemicamente.

- tarefas desagradáveis e normalmente trabalhosas, demandam mais tempo para serem resolvidas
. esta afirmação denota o hábito da procrastinação;
. sempre começar pelas atividades que requeiram mais energia e maior tempo.

Site de pesquisa:

http://www.methodus.com.br/_ambiente_aula/methodus/especiais/detalhes.asp?ID=137&ID_cat=43